Ab heute bist du CEO: So geht Business mit KI

„Ich arbeite eh schon voll mit KI.“ Diesen Satz höre ich heute von fast allen Selbstständigen. Und ja, KI steckt überall drin: in jedem Online-Kurs, in jedem Programm, das du heute buchen kannst.

Meine KI macht heute etwas, das ich mir fast 25 Jahre lang gewünscht habe. Ich führe mein Einzelunternehmen wie ein mittelständisches Unternehmen, so, als hätte ich 20 Angestellte und mindestens 10 Abteilungen.

In Gesprächen mit Selbstständigen merke ich immer wieder: Viele glauben, sie wissen schon viel über KI. Schaut man genauer hin, arbeiten sie ein bisschen im Browser und ahnen nicht, welche Tiefe und welche Weite möglich ist. Genau dafür gibt es meinen KI-Stufen-Test.

Heute geht es mir um etwas anderes. Nicht darum, wie wir mit KI arbeiten, sondern darum, welche Ergebnisse du als Coach, als Expert:in damit erreichen kannst. Seit Anfang 2026 arbeite ich mit Cowork in einem eigenen Workspace. Dieser Unterschied macht alles aus.

Ein Wettkampf, den ich nie gewinnen konnte

Ich bin fast 25 Jahre selbstständig. Ich war immer fleißig und schaute, dass ich alles schaffe, was ein Betrieb braucht: Analytics, Suchmaschinenoptimierung, Controlling. Ehrlich gesagt scheiterte ich immer wieder daran. Ich hatte Leute im Team, die ein paar Stunden für mich arbeiteten, alle zusammen nicht einmal eine Halbtagskraft. Und trotzdem war es ein Hamsterrad. Ein Wettkampf, den ich nie gewinnen konnte.

Und plötzlich ist so vieles mehr möglich. Nicht nur für mich: Ich nehme meine Community mit. Die Menschen, die bei mir lernen, wie ich mit KI arbeite, erleben genau dasselbe. Deshalb erzähle ich dir in diesem Beitrag von meinen Abteilungen, und bei jeder Abteilung erzählen auch sie, wie es bei ihnen aussieht. Es ist eine Welt, von der ich glaubte, dass ich sie als Einzelunternehmerin in diesem Leben nicht erleben würde.

Geschäftsführung: Meine Sekretärin heißt Claude

Geschäftsführung klingt toll. In Wirklichkeit ist es ein Haufen Arbeit: Administration, eMails, Formulare. Nichts, was viel Spaß macht, und doch frisst es einen Großteil der Zeit, wenn du keine Sekretärin hast. Jetzt habe ich eine. Sie heißt Claude.

Wie viel Zeit ich mir dadurch erspare, hätte ich nie ausrechnen können. Michaela aus meiner Community machte sich den Spaß und fragte ihre KI:

Und morgens wartet ihr Postfach schon auf sie:

Bei mir ist es genauso, und es geht weit über eMails hinaus. Ich stellte gerade mein ganzes Business um. Weißt du, wie viele neue Funnels man dafür braucht? Die erstellte alle die KI. Ich gehe nicht mehr selbst in ActiveCampaign. Ich schaffe es an, und es passiert. Wie der Chef von früher bekomme ich nur noch die Unterschriftenmappe vorgelegt, schaue drüber und schicke weg. Henrike aus meiner Community brachte es auf den Punkt:

Werbung: Ads ohne Agentur

Hast du schon einmal Ads geschaltet, auf Google, Facebook oder YouTube? Mir macht das keinen Spaß. Man muss auf so vieles schauen und so viele Entscheidungen treffen. Früher bezahlte ich nicht nur das Werbebudget, sondern auch Agenturen, die mich nicht weiterbrachten. Am Ende stoppte ich die Kampagnen jedes Mal genervt und hatte vor allem Geld verbrannt.

Heute experimentieren die Leute aus meiner Community und ich damit, dass die KI das für uns übernimmt. Henrike überließ ihre Facebook-Kampagne der KI, und zwei Tage später schrieb sie in unsere Gruppe:

Michaela experimentiert mit Google Ads:

Ich selbst probiere es gerade mit YouTube und Google.

Content: ein Beitrag, alle Kanäle

Content betrifft uns alle. Bei mir lief da ein ziemlich großes Gewerk, und irgendwann ließ ich es fast ein Jahr lang bleiben, weil ich merkte: Ich schaffe das nicht mehr. Jetzt läuft es wieder, diesmal mit KI, und es macht einfach Spaß.

Bei mir beginnt alles mit einem Blogbeitrag, der zugleich ein YouTube-Video und eine Podcast-Folge ist. Daraus entstehen die Social-Media-Beiträge, ob Karussell, Reel oder Post. Die ganze Planung liegt auf meinem Content-Canvas, auf das ich gemeinsam mit Katja schaue, die das mit mir umsetzt.

Und hier der wichtigste Punkt: Der Content ist trotzdem von mir. Kein billiger, generischer Text. In einem Beitrag steckt viel Hirnschmalz und viel Ping-Pong mit der KI, bis er wirklich hinausgeht. Dass aus dem Artikel dann ein YouTube-Video, eine Podcast-Folge und Social-Media-Beiträge werden, dafür muss ich kaum noch etwas tun. Die KI bringt es auf YouTube, auf Podigee und fast allein auf die Social-Media-Konten. Im Vergleich zu früher ist es ein Klacks.

Dashboards für alles

Das Content-Canvas erstellte ich übrigens nicht mit Claude Code. Ich sprach einfach mit der KI, und daraus entstand dieses Dashboard. Dashboards liebe ich überhaupt. Für den Verkauf habe ich eines, auf dem ich sehe, wo ich mit jedem Menschen im Gespräch stehe: Wer ist bereit für ein Gespräch, wer braucht noch Informationen? Alles nach dem klassischen Kanban-System aus der japanischen Autoindustrie.

Diese HTML-Canvas lassen sich zoomen: hinein ins Detail, heraus ins große Bild, je nachdem, was ich gerade brauche. Und sie helfen im Team. Mit Katja, die den Content macht, und mit Karin, die mich im Verkauf unterstützt, schaue ich auf ein gemeinsames Board, auf dem alle Informationen liegen.

Webseiten und Funnels

Webseiten und Funnels gehören für alle mit einem Online-Business zum Alltag. Was kosteten Webseiten früher an Zeit! Heute bekommst du von der KI direkt den HTML-Code. Du trägst keine einzelnen Elemente mehr in ein WordPress-Theme ein, sondern sagst im Chat: Dieses Bild hätte ich gerne auf der anderen Seite. Und schon ist es erledigt. Den neuen Code fügst du selbst in die Seite ein, oder die KI erledigt das über die Browser-Erweiterung gleich mit.

Ruth Day erlebte das mit ihrem Geschenk für ihre Liste:

Und Michaela richtete neue Salespages und Funnels ein, ließ sich in Digistore einen Rabattcode erstellen und fand dabei gleich einen Fehler in ihrem Funnel, den sie vorher nicht gesehen hatte.

Veranstaltungen

Genia lud zu einem Infoabend ein und schrieb danach in unsere Gruppe:

Ein Buch aus Sprachnachrichten

Lydia schrieb gleich ein ganzes Buch: 264 Seiten, die Buchpräsentation steht bevor. Sie hat ein großes, komplexes Wissen über Longevity, betrachtet aus vielen verschiedenen Blickwinkeln, viel umfassender, als es die meisten angehen. Ihre Gedanken diktierte sie hauptsächlich am Handy in Claude, Passage für Passage. Am Ende bat sie die KI, alles zu strukturieren und zusammenzufassen. Ihr Wissen, ihre Worte, nur geordnet. Das entstand innerhalb von drei Monaten in unserer Pilotgruppe.

Buchhaltung und Controlling

Buchhaltung ist ein unliebsames Thema. Michaela schrieb neulich in unsere Gruppe:

Auch ich bin glücklich, meine Buchhaltung endlich selbst im Griff zu haben. Denn jetzt bewältige ich nicht nur die Vergangenheit, sondern plane die Zukunft. Zum ersten Mal in meinem Leben mache ich Controlling für meine Firma. Ich habe alles in der Hand und gebe die Fäden nicht mehr ab.

Michaela geht es genauso: „Diese KPI-Listen macht jetzt Claude mit links.“ Und Karin brachte es wunderbar bodenständig auf den Punkt:

Dein Wissen als Second Brain

Du hast wahrscheinlich auch geniales Wissen. Über viele Jahre sammeltest du Erfahrungen, besuchtest Ausbildungen und entwickeltest deine Methode weiter. Ich liebe schon seit vielen Jahren das Second Brain, dein zweites Gehirn, oft auch Zettelkasten genannt. Es geht darum, dein Wissen für dich selbst und für die Welt sichtbar zu machen, zum Beispiel in der Software Obsidian.

Mit KI geht das noch ganz anders und viel größer. Seit ungefähr einem Jahr schreibt die KI bei mir mit, egal welchen Chat ich führe. Nebenbei entstand so ein CRM: Ich nenne einen Namen, und die KI legt eine Karteikarte an. Nenne ich ihn wieder, kommt ein Eintrag dazu. Wie viele träumten von einem CRM-System und setzten es nie um? Aber es geht nicht nur um Kontakte, sondern genauso um Zitate, Bücher und Gedankenkonzepte. Und wie im Second-Brain-Denken üblich, verbindet die KI alles miteinander. Jede Notiz hängt an mindestens einer anderen, und so entsteht ein großes, vernetztes Denken.

Henrike legte aus all ihren Unterlagen eine eigene Wissensdatenbank an:

Genau das ist für mich das Allerwichtigste. Immer wieder höre ich, KI erzeuge nur Generisches. Nein. Das gilt nur für Menschen, die nicht wissen, wie sie mit KI umgehen. Wenn du weißt, wie du mit KI umgehst, beflügelt sie deine Kreativität. Schaust du auf dein eigenes Wissen und siehst es plötzlich vor dir, erkennst du Verbindungen, die du vorher nie gesehen hast.

Produktentwicklung und Vertrieb

Auch Produktentwicklung und Vertrieb sind Abteilungen deines Unternehmens, selbst wenn du allein bist. Die ganze Produkttreppe klar aufzeigen: Was sind meine Produkte, wohin führt alles, welche Funnels führen hinein? Auf einem Canvas siehst du genau, wie alles zusammenhängt. So wird dein Angebot für dich selbst klarer, und du kannst es auch der Welt besser erklären.

Und im Vertrieb: Kundenkarteikarten, die ordentlich geführt sind. Was war der letzte Stand des Gesprächs, wer sind die Menschen, wohin wollen sie, wie kann ich sie begleiten? Plötzlich kannst du ganz allein wirklich gute Verkaufsgespräche führen und Menschen exzellent betreuen, genau dort, wo sie stehen.

Es hört nicht beim Business auf

Auch im Privatleben brachte mir die KI enorm viel. Ich habe ein Dashboard aus dem Export meiner Apple Watch, auf dem ich sehe, wie viel Sport ich trieb. Apropos Sport: Bei meinem ersten Triathlon war nicht nur das Training eine Herausforderung, sondern auch die Logistik. Was lasse ich in welcher Wechselzone, wo muss ich wann sein? Das war ein großes KI-Projekt. Und gerade beginne ich ein besonders schönes: Gemeinsam mit meinen Eltern schreibe ich ihre Memoiren.

Plötzlich möglich: PR, SEO, Analytics

Zum Abschluss noch ein paar Beispiele aus meinem Business. PR, also schauen, dass du in die Medien kommst: Ich unternahm mehrere Anläufe, aber allein die Pressearbeit wäre ein Vollzeitjob. Jetzt gehe ich es wirklich an. Mithilfe von Subagenten suchte ich 202 Medien heraus, die zu mir und meinem Thema passen, und nächstes Jahr bekommen sie meine Anfragen. Vorher wäre das nie machbar gewesen.

Suchmaschinenoptimierung für meine Blogartikel probierte ich mehrmals und stampfte sie wieder ein, weil ich es im Tagesgeschäft nicht schaffte. Genauso Analytics: Natürlich lief irgendwann Google Analytics, aber überall die Parameter fürs Tracking anzuhängen, war mir zu viel. Heute macht das alles die KI für mich.

Die gläserne Decke hebt sich

Ich habe heute ein mittelständisches Unternehmen, obwohl ich noch immer allein bin, mit ein paar Stunden Unterstützung aus meinem Team. Und das nicht, weil ich mehr arbeite. Ich behaupte auch nicht, dass ich weniger arbeite: Im Moment richte ich noch vieles ein. Ich arbeite anders. Den ganzen Kleinkram wie eMails und Formulare lagerte ich großteils an die KI aus, vieles läuft mit getimten Aufgaben vollautomatisch. Es bleibt nur noch die Arbeit, die mir wirklich Spaß macht.

Und ich widme mich dem Großen. Wir alle haben eine gläserne Decke, ob bewusst oder unbewusst: Was kann ich als Einzelunternehmer:in in diesem Leben noch erreichen? Egal wie groß wir denken, wir bleiben irgendwie realistisch. Diese Decke hob sich plötzlich gewaltig. Ganz andere Dinge sind jetzt realistisch und umsetzbar.

Diese Begeisterung spüre ich in mir, und sie ist in meiner ganzen Business Cockpit Community zu spüren. Die Menschen dort erreichten in drei Monaten Dinge, von denen sie nie träumten. Und das war erst der Startschuss.

Dein nächster Schritt

Deshalb sage ich heute: Ich habe 20 Mitarbeiter:innen, mindestens 10 Abteilungen, und das alles als Einzelunternehmerin. Ich führe mein Business wie eine mittelständische Unternehmerin und darf viel größere Träume haben für das, was in diesem Leben noch möglich ist.

Wenn du wissen willst, wie ich arbeite und wie das auch für dich möglich wird: Hol dir mein kostenloses Online-Training „Wie dir KI Flügel verleiht“. Dort zeige ich dir, wie du viel größere Ziele für dein Business, für deine Methode und für das, was du in die Welt bringen möchtest, erreichen kannst.

Ich freue mich, wenn wir uns dort wiedersehen.

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